RouteCore Görselli Kullanıcı Kılavuzu
Yönetici, personel ve müşteri ekranlarını gerçek panel görüntüleriyle eşleştiren; giriş, görev atama, canlı rota ve saha iş akışını adım adım anlatan kullanım rehberi.
🚀 Hızlı Başlangıç
Yeni bir firmada sistemi kullanıma açarken önerilen başlangıç sırası aşağıdadır.
- 1Personel ve müşterileri tanımlayınÖnce sahada çalışacak personeli, ardından hizmet verilecek müşteri kayıtlarını oluşturun.
- 2İlk görevi oluşturunMüşteriyi, çalışma alanlarını, görev tipini, haşere türünü, randevu saatini ve önceliği belirleyin.
- 3Görevi personele atayınGörevi oluştururken personel seçebilir veya “Tüm Görevler” ekranından daha sonra atayabilirsiniz.
- 4Tekrarlayan işler için Routine Core kullanınPeriyodik operasyonu bir kez kaydedin; zamanı geldiğinde yönetici kontrolüyle personele aktarın.
- 5Saha çıktısını kontrol edinGörev tamamlandığında fotoğrafları, istasyon kayıtlarını, Ek-1 formunu ve PDF raporunu inceleyin.
- 6Hizmetinizi kayıtlarla müşterilerinize şeffaf biçimde kanıtlayınFotoğraflı saha kayıtları, konum bilgileri, Ek-1 formları ve PDF raporlarıyla gerçekleştirilen uygulamayı açık, izlenebilir ve denetlenebilir biçimde sunun.
1Giriş Paneli, Sistem Yapısı ve Firma Operasyon Özeti
RouteCore; firma/yönetici, saha personeli ve müşteri rollerinin ayrı ekranlarda çalıştığı bulut tabanlı bir saha operasyon yönetim sistemidir. Aynı veri yapısı hem web panelinden hem mobil uygulamadan kullanıldığı için operasyon tek merkezde toplanır ve tüm hareketler güncel kalır.
Giriş Paneli ve Güvenli Erişim
Kullanıcılar sisteme e-posta ve şifre ile giriş yapar. Bu yapı hem masaüstü/web kullanımına hem de mobil erişime uygundur. Rol bazlı yetkilendirme sayesinde müşteri, personel ve firma ekranları birbirinden ayrılır; herkes yalnızca kendi yetkili olduğu alanı görür.
Rol Bazlı Kullanım Yapısı
- Firma / Yönetici: müşterileri, görevleri, rutin operasyonları, analizleri ve canlı sahayı yönetir.
- Personel: kendisine atanan görevleri mobil uygulamada görür, sahada işlemi başlatır ve kayıtları tamamlar.
- Müşteri: kendi servislerini, raporlarını, belgelerini ve özet panelini görüntüler.
Firma Operasyon Özeti
Firma operasyon özeti; bireysel personel performansından farklı olarak firmanın tüm saha hareketlerini toplu görünümde izlemeyi amaçlar. Aktif görevler, tamamlanan işler, personel sayısı, riskli müşteri durumu, yaklaşan operasyonlar ve rapor akışı tek bakışta kontrol edilir.
| Özet Alanı | Ne Gösterir? |
|---|---|
| Aktif Görevler | O anda sahada veya beklemede olan operasyonların toplamını gösterir. |
| Tamamlanan İşler | Bitirilmiş ve arşive/rapora düşmüş görevlerin sayısını özetler. |
| Personel Durumu | Sistemdeki ekip sayısını ve iş yükünün sahaya dağılımını takip etmeyi sağlar. |
| Riskli / Öncelikli Müşteri | Yakından takip edilmesi gereken müşteri ve operasyonları görünür kılar. |
| Rapor Akışı | Ek-1, saha fotoğrafları ve diğer rapor girişlerinin genel akışını gösterir. |
2Görev Atamaları, Canlı Takip ve Çalışma Kartları
Görev akışı; operasyonu oluşturma, uygun personele atama, sahadaki personeli canlı olarak izleme ve göreve ait çalışma kartlarını hazırlama adımlarından oluşur. Böylece görev sadece oluşturulmaz; kime atandığı ve sahada nasıl işlendiği de tek zincirde takip edilir.
1. Görevi personele atama
Tüm Görevler ekranı, oluşturulan operasyonun hangi personele atanacağını yönetmek için kullanılır. Bu ekranda personel seçilir; görev düzenlenir, şablona dönüştürülür veya gerektiğinde silinir.
- Görev kartında müşteri, görev tipi, firma ve durum bilgisi görüntülenir.
- Personel seçin alanından uygun saha personeli belirlenir.
- Görevi Ata düğmesiyle görev sahaya gönderilir.
- İstenirse görev üzerinde Düzenle, Şablona Dönüştür veya Sil işlemleri uygulanır.
2. Atama sonrası canlı rota ile sahayı izleme
Görev atandıktan sonra yönetici, personelin hangi operasyon için sahada olduğunu ve son konumunu Canlı Ekip Haritası üzerinden görüntüleyebilir. Bu sayede kimin hangi bölgede çalıştığı ve verinin ne zaman geldiği tek ekrandan takip edilir.
3. Görev yönetimi ve çalışma kartları
Görevin içeriği çalışma alanları ve o alana bağlı çalışma kartları ile hazırlanır. Sistem; tek seferlik ya da periyodik görevlere göre esnek alan seçimi ve saha kartı tanımı sunar.
- Alan ve görev tipi: İç alan, bahçe, ofis, üretim gibi bölgeler seçilir; görev tipi belirlenir.
- Görev bilgileri: Haşere türü, randevu saati, öncelik seviyesi ve ilk atama tercihi girilir.
- Çalışma kartları: Sıvı ilaçlama, istasyon, haşere tespit, EFK kontrol ve popülasyon risk kartları görev içine eklenir.
3Rutin Operasyonlar (Routine Core)
Periyodik olarak tekrarlanması gereken operasyonlar bir kez kaydedilir. Zamanı gelen rutin, Bugün / Geciken Rutinler alanına düşer; yönetici kontrol ettikten sonra uygun personele manuel olarak aktarır.
| Sayaç | Anlamı |
|---|---|
| Aktif Rutin | Kayıtlı ve çalışır durumdaki rutin operasyon sayısı. |
| Bugün | Atama zamanı gelen rutinler. |
| Yarın | Bir sonraki gün yaklaşan operasyonlar. |
| Geciken | Zamanında atanmamış, yönetici kontrolü bekleyen rutinler. |
| Planlı | İleri tarihte takvimde bekleyen rutinler. |
4Müşteriler ve Personeller
Müşteri kayıtları
Müşteri ekranında firma adı, telefon, e-posta, adres ve aktarılmış görev sayısı görüntülenir. Arama kutusu müşteri adı, telefon, e-posta veya adresle filtreleme yapar. Kayıtlar düzenlenebilir veya silinebilir.
Personel kayıtları
Yeni saha çalışanı görevlere atanabilmesi için önce Personeller bölümünde tanımlanmalıdır. Personelin mobil uygulamasında yalnızca kendisine atanan görevler ve kendi performans verileri görünür.
Müşteri Paneli
Müşteri paneli ana ekranında kullanıcı; tesisine ait özet bilgileri, yaklaşan servis tarihini, aylık EK-1 sayısını, toplam rapor adedini ve son uygulama zamanını tek ekrandan görür. Üst bölümde yer alan WhatsApp Destek ve Hızlı Ara düğmeleriyle firmaya doğrudan ulaşabilir.
5Canlı Rota ve Harita Detayı
Bu bölüm, görevi sahaya gönderdikten sonra hem yönetici tarafındaki canlı ekip haritasını hem de personelin kendi görev konumu ekranını ayrıntılı olarak açıklar. Böylece görev ile harita ilişkisi iki tarafta da net biçimde izlenir.
Personel tarafındaki Harita sekmesi, personele atanmış görevlerin harita işaretlerini gösterir. Görev detayında ayrıca müşteri konumu ve Google Haritalar’da Yol Tarifi Aç düğmesi yer alır.
6Geçmiş, Arşiv, Analiz ve Saha Raporları
Geçmiş ve arşiv
Tamamlanan görevler; müşteri, görev numarası, personel ve tarihle aranabilir. Görev detayından saha kayıtları açılır ve rapor PDF olarak dışa aktarılabilir. Arşiv, aktarılmış tamamlanmış görevlerin uzun süreli kayıt alanıdır.
Analiz ekranı
Müşteri ve/veya tarih aralığı seçilip Analizi Getir düğmesine basıldığında görev sayısı, müşteri sayısı, haşere türleri ve aylık trend verileri hesaplanır. Ekrandaki veriler PDF İndir ile raporlanabilir.
Tamamlanan görev raporları
Rapor içinde çalışma alanlarına ait fotoğraflar, çekim zamanı ve konum bilgileri birlikte gösterilir. EFK kontrolleri önce/sonra fotoğraflarıyla; kemirgen istasyonları ise mevcut durum, bakım sonrası durum ve aktivite bilgisiyle belgelenir.
Rapordaki bir fotoğrafa tıklandığında görüntü büyütülerek ayrıntılı kontrol yapılabilir.
7Kütüphane ve Ek-1 Formları
Yönetici panelindeki Kütüphane; Ek-1 Formları, MSDS Kayıtları ve Belgeler sekmelerinden oluşur. Ek-1 listesi ekranın gereksiz uzamaması için kapalı başlayabilir; açıldıktan sonra müşteri adına göre aranır.
Personel uygulamasındaki Kütüphane sekmesinde Servis Formu, MSDS ve Belgeler modülleri bulunur. Servis Formu bölümünden müşteri yanında Ek-1 formu açılır, doldurulur, imza alınır ve PDF çıktısı hazırlanır.
8Personel Paneli ve Mobil İş Akışı
Personel paneli; sahada hızlı ve karmaşasız kullanım için hazırlanmıştır. Personel, görev özetini tek ekranda görür; görev kartına girer, adrese rota açar, müşteriyi arar ve işi uygulama içinden güvenli şekilde başlatıp yönetir.
Personel ana ekranı
Ana ekranda personele atanan görev sayısı, tamamlanan iş adedi, aktif görev yoğunluğu ve günlük/aylık performans alanları yer alır. Yapı, saha geçişlerinde tek bakışta durumu görebilmek için sade tutulmuştur.
Atanan görevi açma
Görevler sekmesinde personel; kendisine atanan işi, görev numarasını, saatini, görev tipini ve çalışma alanını görür. Görev kartı sade olduğu için personel işlemi sahada hızlıca açabilir.
Tek tuşla adrese gitme ve müşteriye ulaşma
Görev detay ekranında harita üzerinden Google Haritalar’da Yol Tarifi Aç düğmesiyle adrese yönlenilir. Aynı görev detayında telefon alanı ve müşteri bilgileri de yer aldığı için müşteriyle iletişim kurmak ve işi uygulama içinden başlatmak kolaylaşır.
Mobil kütüphane ve Ek-1 erişimi
Personel, alt menüdeki Kütüphane bölümünden Servis Formu, MSDS ve Belgeler alanına ulaşır. Ek-1 Servis Formu ekranında yeni kayıt oluşturabilir, mevcut formları ve yüklemeleri görebilir.
9Duyurular ve Senkron Kontrol
Duyurular
Yönetici, müşterilerin panellerinde görüntülenecek duyuru başlığını ve metnini bu bölümden yayınlar. Ekrandaki bilgiye göre aynı anda en fazla üç aktif duyuru yayınlanabilir. Yayındaki duyurular listeden silinebilir.
Senkron Kontrol
Senkron Kontrol, WordPress veritabanı ile Firebase kayıtlarının birbiriyle tutarlı olup olmadığını karşılaştıran teknik tanı ekranıdır. Günlük operasyon için veri değiştirmez; yalnızca eşleşen, eksik veya farklı kayıtları raporlar.
10Sık Sorulan Sorular
Görev oluştururken personeli hemen seçmek zorunda mıyım?
Hayır. Şimdilik atama yapma seçeneğiyle görevi kaydedebilir, daha sonra Tüm Görevler ekranından personel seçerek atayabilirsiniz.
Periyodik müşteriler için her ay yeni görev mi açılır?
Hayır. Routine Core içinde rutin operasyon oluşturulur. Zamanı geldiğinde yönetici kontrol eder ve uygun personele manuel aktarır.
Personel müşterinin adresine nasıl gider?
Görev detayında müşteri haritası bulunur. Google Haritalar’da Yol Tarifi Aç düğmesi navigasyonu başlatır.
Saha fotoğrafları raporda nasıl görünür?
Fotoğraflar ilgili kontrol kartının altında çekim zamanı ve konum bilgisiyle görünür. Fotoğrafa basılarak büyük boyutta incelenebilir. Saha raporundaki veriler yalnızca görev anında, operasyonu gerçekleştiren personel tarafından oluşturulur. Yönetici veya müşteri rapora sonradan dışarıdan veri ekleyemez; mevcut kayıtları çıkaramaz ya da değiştiremez. Bu müdahaleye kapalı yapı, veri bütünlüğünü ve yapılan işin ispat gücünü üst düzeye taşır.
Ek-1 formunu kim oluşturur?
Personel, müşteri yanında mobil Kütüphane içindeki Ek-1 Servis Formu üzerinden formu doldurur ve imza alır. Tamamlanan form otomatik olarak yönetici panelindeki merkezi Kütüphane ekranına düşer; personel aynı formu müşteriye de gönderebilir. Yönetici formu görüntüleyebilir veya PDF olarak indirebilir.
Canlı Rota’da personel görünmüyor. Ne kontrol edilmeli?
Personelin oturumunun açık, konum izninin verilmiş, internet bağlantısının aktif ve görev durumunun uygun olduğundan emin olun. Canlı Rota ayrıca personelin doğru konumda doğru görevi yürüttüğünü ve saha verilerinin doğru noktadan alındığını kontrol etmeyi, gerektiğinde bu süreci kayıtlarla ispatlamayı sağlar.
Bu yapı ve sistem yasal mevzuata uygun mu?
RouteCore’un Ek-1 ve raporlama yapısı; kayıtların düzenli, izlenebilir ve yetki kontrollü biçimde oluşturulmasını sağlayarak sektörel mevzuat ile KVKK yükümlülüklerine uyum sürecini destekleyecek şekilde tasarlanmıştır. Bununla birlikte tam yasal uyum yalnızca yazılımın özelliklerine bağlı değildir. Sistemi kullanan firma; veri sorumlusu olarak aydınlatma, hukuki işleme sebebi, erişim yetkilendirmesi, saklama ve imha süreleri ile gerekli teknik ve idari tedbirleri uygulamalıdır. Bu şartlar yerine getirildiğinde Ek-1 ve raporlama süreçleri KVKK ve ilgili yasal gerekliliklere uygun şekilde yürütülebilir.